מאת: רן ביטון - מנכ"ל לי-קל

ארגון אירוע עסקי, ממש כמו חתונה, אינו משימה פשוטה - בין אם מדובר בכנס קטן, בינוני או גדול, יום גיבוש לעובדים, מסיבה לעובדים, למנהלים ועוד.

התארגנות מתאימה לאירוע עסקי יכולה לעשות את ההבדל בין אירוע מלא בתקלות ואי-הבנות, מול הספקים השונים וקהל המוזמנים על השלכותיהן השונות, ובין אירוע מוצלח, כזה שישרת את מטרות הארגון שהשקיע במשימה לא מעט מאמץ ומשאבים.

להלן מספר נקודות שצריך לתת עליהן את הדעת בארגון אירוע עסקי:

הזמן - מתי תרצו לערוך את האירוע? הזמן הוא החלק החשוב ביותר שעלינו לחשוב עליו בשלב הראשוני של תכנון האירוע. החלטה לגבי מועד מדויק לא רק תבטיח שכמות גדולה יותר מהמוזמנים יקחו חלק באירוע העסקי, אלא גם תחסוך בזבוז זמן מיותר. לדוגמא: במידה והחלטנו להקדים ולבחור מקום לאירוע, ביקרנו במקום ורק לאחר מכן קבענו את המועד, יש סיכוי שלא תהיה אפשרות לערוך את האירוע במקום, מאחר והמועד תפוס. התאריך והמועד קשורים גם לעניין התקציב - מקומות לכנסים ואירועים עסקיים מכל הסוגים מציעים מחירים שונים בהתאם לתקופה וגם במקומות בהם הדבר לא מוצהר. בעונות מסוימות, כמו עונת החורף, ישנה גמישות רבה יותר במחיר.

קונספט ואפיון האירוע - איך תרצו שהאירוע יראה וירגיש? אילו מסרים הוא צריך להעביר למשתתפים בו וכיצד? באווירה פורמאלית או שאינה פורמאלית? נסו לחשוב על כל הפרטים, סוג המקום, התאורה, העיצוב, מוזיקת הרקע וכו', אפילו בכלליות בשלב זה ואחר כך להתמקד יותר ויותר.

המשתתפים - אירוע עסקי מוצלח תלוי בחוויה שעוברים המשתתפים בו. חשבו אילו מחלקות תרצו שישתתפו באירוע, האם ישתתפו בו מוזמנים "חוץ ארגוניים" (לקוחות זהב, קולגות וכו'), התחומים המעניינים אותם, טווח הגילאים, המיקום הגיאוגרפי ממנו מגיעים לפני בחירת המקום, מידת שמירת הכשרות, וכל פרט אחר שעשוי להיות רלבנטי ומייחד את המשתתפים. ככל שתאספו פרטים רבים יותר אודות המשתתפים באירוע העסקי תוכלו לארגן אותו באופן טוב יותר, והרי שלמענם נערך האירוע העסקי. כיצד ניתן להבטיח כמות הגעה מקסימאלית? קביעת מועד מתאים, הזמנה מראש של כל המשתתפים והעברת מידע לגבי האירוע מבעוד מועד. ובכל מקרה, בדקו עם המקום בו אתם מעוניינים לערוך את האירוע עד איזה מועד ניתן יהיה לאשר אל כמות המשתתפים הסופית.

תקציב לאירוע - יש לקבל החלטה על תקציב וחלוקתו בהקדם האפשרי, כל בירור שיערך טרם לכן הקשור למחירים פשוט אינו רלבנטי.
בחלוקת התקציב יש לקחת בחשבון את המקום לאירוע, תכנים - תשלום למרצים או מופעים שונים, הסעות אם נדרשות, אטרקציות, מתנות למשתתפים, אטרקציות וכל רעיון נוסף שאתם מעוניינים להוסיף לתוכנית.

מקומות לאירועים עסקיים - לא משנה כמה הזמן דוחק, חשוב ביותר להגיע למקום מראש, לבדוק, לסייר, לטעום, לראות היכן נמצאת החניה באם ישנה, האם היא כרוכה בתשלום, מה גודלו של האולם, כיצד נראה כל דבר ודבר שבו נשתמש במהלך הכנס. כדאי לבקר בכמה מקומות, כדי לקבל פרספקטיבה נכונה לגבי המקום והעלות. תכנים וציוד - אחרי שתכננו את הקונספט ובדקנו את הפרטים הנדרשים לגבי המוזמנים שלנו, גם אם אין לנו מקום - יש לנו מושג לגביו. הגיע הזמן לבחור את התכנים. אילו הרצאות או סדנאות ייקחו חלק באירוע העסקי שלנו? מהי מטרתן ואיך אלו משרתות את המטרה לשמה תתכנסו?

נקודה חשובה נוספת היא לברר מבעוד מועד לגבי השכרת ציוד נדרש לסדנאות או ההרצאות - האם קיימים במקום מערכת הגברה, דוכן נואמים, במה, מיקרופון או מיקרופון דש, מסך, מקרן, חיבור למחשב נישא וכיו"ב? במידה ולא, תצטרכו לבדוק עלות השכרתם.
חשוב לציין לגבי כנסים, כי במקומות בהם נוהגים לקיים כנסים - אולמות כנסים, אולמות קונגרסים, מרכזי כנסים ועוד מספקים חלק גדול מהציוד ללא תשלום, ותוספת תשלום עבור ציוד מיוחד, כמו לדוגמא מיקרופון דש, במקום מיקרופון רגיל, עם זאת במידה ואתם מעוניינים במקום שאינו שגרתי, אתם מוזמנים להפנות את הבקשה למקום, כדאי גם לבקש לכלול את מחיר השכרת הציוד בהצעה.

המחיר - בכל מקרה ובכל שירות שאנו מבקשים עבור האירוע העסקי, כדאי לבדוק מספר הצעות מחיר. ההבדלים עשויים להיות משמעותיים יותר ופחות, ובכל מקרה המשוואה הנכונה היא שירות ותמורה טובים עבור מחיר טוב.
מחיר זול מול שירות ותמורה שאינם טובים דיים אינם עסקה משתלמת, המקום הטוב לא בתקציב? ראו ובדקו את האפשרויות העמודות בפניכם: אם, לדוגמא, אתם מתכננים גיבוש וכחודש לאחר מכן הרמת כוסית לכבוד החג תוכלו לגייס את שני התקציבים ולאחד אותם לאירוע אחד שיהיה "גם וגם".


רן ביטון מנכ"ל חברת לי קל אירועים המארגנת:
חתונה
חתונות
גני אירועים
/www.lee-kal.co.il


מקור המאמר: www.articles.co.il - מאמרים לשימוש חופשי.